how write effective emails qa
Quelle est la première chose que nous faisons quand nous arrivons au travail (ou parfois dès que nous nous réveillons)? - Vérifiez vos e-mails, non? Parfois, nous ne savons pas à quoi ressemblera notre journée tant que nous n'avons pas lu chaque e-mail de la boîte de réception.
Dans plusieurs de nos articles précédents, nous avons souligné l'importance d'une bonne Compétences en communication pour transmettre efficacement votre message à votre public cible - l'un des Compétences générales pour les testeurs .
Dans cet article, nous nous concentrerons sur une section spécifique de la communication écrite - le courrier électronique.
Nous partageons quelques trucs et astuces pour rendre la communication par e-mail plus fluide et plus efficace. Cela s'applique à toutes les équipes et pas seulement à l'équipe d'assurance qualité.
Disons que vous avez reçu cet e-mail:
Courriel n ° 1
À: Équipe de test
Sujet: Mise à jour du contrôle qualité
Corps:
Équipe,
Il y a eu un retard inattendu dans le déploiement du code dans l'environnement intermédiaire. Pour une raison quelconque, le code a été mélangé et nous ne savons pas quand ces problèmes seront résolus. Nous allons devoir reporter nos activités, je ne sais pas avant quand. Alors engagez-vous nous-mêmes dans d'autres activités de test.
La demande de changement CR0100H68 devrait entrer en production d'ici la fin du mois. Veuillez parcourir le document à partir du point de partage et me donner une estimation.
Merci,
X, équipe QA.
Pensez-vous que l'email est efficace? Comparez-le avec ce qui suit:
Courriel n ° 2
À: Équipe de test
Sujet: Déploiement du code d'environnement de test retardé - indéfiniment & CR0100H68 - analyse des besoins
Corps:
Bonjour équipe,
Aujourd'hui, j'ai deux mises à jour pour l'équipe.
# 1) Les problèmes de déploiement de l'environnement de test:
- Pour des raisons inattendues, le déploiement du code de l'environnement de préparation est retardé - pas encore d'ETA. Nous devons reporter nos activités de mise en scène jusqu'à ce que nous ayons d'autres mises à jour.
- Veuillez travailler à la création des modèles pour l'audit qualité jusqu'à ce qu'il soit résolu.
# 2) Nouvelle mise à jour et tâches pour la demande de changement CR0100H68:
- Devrait être mis en ligne d'ici la fin du mois.
- Veuillez passer en revue les documents et me faire part des détails suivants par EOD demain.
- De combien de scénarios de test avons-nous besoin?
- Quelle partie de la documentation existante devrons-nous changer?
- Combien de temps pour rédiger la nouvelle documentation?
- Exigences relatives aux données de test?
- Temps d'exécution du test?
Merci,
X, équipe QA.
Si j'étais destinataire de l'e-mail n ° 1, voici ce qui se passerait:
- Je ne l'ouvrirai peut-être même pas tout de suite, car la ligne d'objet ne fait rien pour exprimer l'importance du contenu de l'e-mail.
- Même si je l’ai ouvert - avouons-le, ce n’est qu’un gros morceau de mots; fastidieux, c'est le moins qu'on puisse dire.
- Les tâches à accomplir ou les attentes de ma part sont assez vagues et je ne sais vraiment pas quoi faire.
Mais si je reçois l'e-mail n ° 2:
- Je sais de quoi parle l'e-mail - la ligne d'objet m'aide à deviner correctement le ton de ce qui est communiqué.
- Le contenu est clairement organisé en points à puces pour faciliter la compréhension des choses.
- Toutes les tâches à effectuer et l'ETA sont clairement définis pour que vous sachiez quoi faire.
Idéalement, je diviserais le message et enverrais 2 e-mails distincts sur les deux sujets sur lesquels je fournis des mises à jour.
Mais c'est votre choix.
Comme vous pouvez le constater, la prise de mesures simples a amélioré la qualité de la communication.
Directives qui rendent la communication par e-mail plus fluide et plus efficace
#1) Organisez vos pensées avant de commencer à rédiger l'e-mail.
#deux) Utilisez la ligne d'objet à votre avantage - Donnez le ton de ce que l'e-mail va contenir. Donnez aux destinataires un aperçu, si vous voulez, de ce qu'il y a à l'intérieur.
# 3) Utilisez l'indicateur «Important» du programme de messagerie pour signaler une communication critique, mais encore une fois, soyez judicieux dans votre décision quant à ce qui est important. Par exemple, si le test ne peut pas continuer en raison d'une erreur et que toutes les équipes doivent le savoir, marquez l'e-mail comme étant important.
# 4) Définissez clairement l'intention de l'e-mail. Il y a 3 raisons fondamentales pour un e-mail
- Vous fournissez des informations - Soyez précis sur ce que vous écrivez. Restez clair, restez simple. Soyez concis.
- Vous demandez des informations - Que voulez-vous, quand voulez-vous, comment le voulez-vous.
Par exemple, Je souhaite une copie du document de plan de test par l'EOD. Veuillez le placer dans le dossier commun du projet et faites-le moi savoir . - Une déclaration comme celle-ci vous dira «Quoi - le plan de test, quand - EOD et comment - placez-le dans le dossier commun. - Reconnaissance - Ce sont des one-liners et n’ont pas grand-chose à offrir. Généralement «Merci» ou «Terminé».
# 5) Essayez de vérifier l'orthographe. La plupart des applications de messagerie sont livrées avec une option permettant d'effectuer cette vérification de manière obligatoire chaque fois qu'un e-mail est envoyé.
l'algorithme de dijkstra utilisant la file d'attente prioritaire java
# 6) Lorsque vous êtes inclus dans la liste CC, cela signifie qu'il s'agit d'un FYI. Il vous suffit donc de savoir ce qui se passe, mais aucune action de votre part n’est attendue.
# 7) N'utilisez pas «Répondre à tous» lorsque cela n'est pas nécessaire.
# 8) Pour éviter qu'un e-mail que vous avez envoyé à plusieurs destinataires ne reçoive une 'réponse à tous', Cci toutes les adresses e-mail.
# 9) Sois sensible. Lorsque vous envoyez des commentaires critiques ou négatifs sur une personne ou un produit, essayez de le faire en parlant directement à la personne ou en envoyant un e-mail à cette seule personne.
Suggestion de lecture = >> Outils de test de la ligne d'objet des e-mails
Quelques conseils supplémentaires pour éviter les moments «Oups»
#1) Ajoutez les adresses e-mail dans les champs À, CC ou BCC à la fin une fois que vous avez composé l'e-mail et que vous êtes satisfait du contenu que vous avez écrit. C'est parce que, parfois, vous pouvez accidentellement appuyer sur «envoyer» avant d'être prêt et finir par être l'expéditeur d'un e-mail incomplet ou incorrect.
#deux) Lorsqu'il arrive que vous ayez envoyé un e-mail à moitié complet (ou à moitié incomplet, selon votre penchant philosophique) accidentellement, une option de rappel est disponible pour faire amende honorable.
# 3) Si vous êtes nouveau dans la rédaction de courriels officiels, essayez de demander à un pair de le lire pour vous avant de l'envoyer et d'obtenir son opinion.
# 4) N'utilisez pas une expression familière ou un idiome à moins que vous ne sachiez ce que cela signifie. Vous pourriez finir par dire quelque chose d'embarrassant et un e-mail une fois envoyé est à peu près gravé dans la pierre.
J'espère vraiment que cela vous aidera à rédiger de meilleurs e-mails. Partagez vos expériences avec nous.
Avez-vous d'autres conseils? Veuillez fournir vos commentaires et n'hésitez pas à commenter ci-dessous.
lecture recommandée
- 10 MEILLEURS outils de test de courrier électronique pour votre prochaine campagne de courrier électronique réussie
- 10 meilleurs générateurs de FAKE EMAIL (obtenez une adresse e-mail gratuite)
- 10+ Meilleur traqueur d'e-mails (logiciel de suivi des e-mails) pour les utilisateurs de Gmail et Outlook
- Top 10 des services de vérification et de validation des e-mails en 2021
- 5 fournisseurs de services de messagerie transactionnelle les plus populaires en 2021
- Comment former une équipe de test efficace
- Comment créer une équipe d'assurance qualité réussie
- Team Building dans les tests logiciels - Comment créer et développer votre équipe d'assurance qualité